Phương pháp quản lý dự án là gì? Nên chọn phần mềm quản lý project nào? Trong bài viết này,Tanca sẽ giúp bạn đưa ra những ưu, nhược điểm của các phần mềm quản lý kế hoạch: Waterfall, Agile, Scrum, six sigma,...nhằm giúp bạn đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn. Cùng theo dõi nhé.
Bạn đang xem: Phương pháp học quản trị dự án
Phương pháp quản lý dự án là gì?
Số lượng và độ phức tạp của các dự án do các tổ chức thực hiện đang gia tăng trên toàn cầu. Trong báo cáo khoảng cách nhân tài và tăng trưởng việc làm năm 2017, Viện Quản lý Dự án (PMI) dự đoán rằng các nhà tuyển dụng sẽ cần bổ sung xấp xỉ 2,2 triệu vai trò định hướng cho dự án mới mỗi năm đến năm 2027.
Quản lý dự án là tập hợp mọi hành động nhằm quản lý mọi khía cạnh của một dự án từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối, giám sát và đánh giá.
Trong tương lai, với nhiều dự án hơn để quản lý và đa phần các dự án này sẽ ngày càng phức tạp hơn. Các nhà quản lý dự án đang ngày càng chuyển sang phương pháp dùng các công cụ để quản lý và tối đa hóa hiệu quả quy trình làm việc.
Các phương pháp quản lý dự án truyền thống hiệu quả
Một số phương pháp quản lý nổi tiếng nhất đã được phát triển cho các ngành như sản xuất hoặc kỹ thuật, những ngành sản xuất các sản phẩm vật chất như tòa nhà, ô tô hoặc máy tính. Chúng bao gồm:
Phương pháp quản lý dự án xây dựng bằng mô hình Waterfall
Waterfall có lẽ là phần mềm quản lý dự án tốt nhất để lập, giúp lập kế hoạch cho một dự án. Đây là phương pháp tiếp cận dự án theo tuần tự đơn giản.
Mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn kế tiếp, dần dần sẽ giúp dự án đạt được mục tiêu cuối cùng. Mô hình Waterfall này có thể dễ dàng sao chép lại để sử dụng trong tương lai.
Phương pháp quản lý dự án Critical path method (Phương pháp con đường quan trọng)
Phương pháp Critical path method hay còn gọi là phương pháp con đường quan trọng. Khá giống với phương pháp Waterfall, phương pháp này là giúp tiếp cận dự án theo tuần tự, cho phép các nhà quản lý dự án ưu tiên nguồn lực, chú trọng và đầu tư nhiều hơn vào công việc quan trọng nhất.
Đặc biệt, Critical path method còn cho phép người dùng lên lịch các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn có thể thời gian làm việc được tối ưu nhất.
Phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng CCPM
Tên tiếng Anh của phương pháp luận này là Critical chain project management. Nó giúp tập trung vào các nguồn lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ trong dự án.
Sử dụng cách tiếp cận CCPM, người quản lý dự án xác định và phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng nhất, có mức độ ưu tiên cao - chuỗi quan trọng - và xây dựng các móc thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ để đảm bảo đáp ứng các thời hạn chính của dự án.
Các phương pháp quản lý hiện đại hiệu quả nhất
Phương pháp quản lý dự án xây dựng Agile
Phương pháp quản lý tiến độ kế hoạch linh hoạt Agile phát triển dựa trên sự không hài lòng ngày càng tăng với cách tiếp cận tuyến tính của các phần mềm quản lý kế hoạch truyền thống.
Agile quản lý theo nguyên tắc các phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Vì tính linh hoạt nên được ứng dụng rất phổ biến trong quy trình phát triển phần mềm.
Các nguyên tắc chính của phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile là:
Sự hợp tác.Nhanh chóng.Sẵn sàng cho sự thay đổi theo hướng dữ liệu.Do đó, phương pháp Agile thường liên quan đến các giai đoạn ngắn của công việc với việc kiểm tra thường xuyên, đánh giá lại và thích ứng xuyên suốt.
Trong phương pháp Agile, tất cả công việc cần thực hiện được thêm vào một công việc tồn đọng mà các nhóm có thể thực hiện trong từng giai đoạn hoặc chu kỳ. Với các nhà quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm, sẽ ưu tiên công việc tồn đọng để biết phải tập trung vào việc gì trước.
Hãy áp dụng phương pháp quản lý này nếu như:
Dự án của doanh nghiệp bạn có thể thay đổi.Ngay từ đầu, bạn không chắc giải pháp sẽ ra sao.Bạn cần phải làm việc nhanh chóng, quan trọng hơn là bạn muốn đẩy nhanh tiến độ hơn là kết quả hoàn hảo.Có sự tham gia của của bên liên quan hoặc khách hàng vào quá trình nếu bạn muốn.Phương pháp quản lý tiến độ này không dành cho bạn nếu:
Bạn cần nhiều tài liệu tham khảo (ví dụ: nếu bạn sẽ đưa những người mới vào tham gia trong dự án).Bạn cần một sản phẩm có thể dự đoán được và phải rõ ràng ngay từ đầu.Dự án của bạn không có khả năng thay đổi trong suốt quá trình của nó.Bạn không có những người năng động.Bạn có thời hạn nghiêm ngặt hoặc thời hạn giao hàng mà bạn cần phải luôn cập nhật.Phương pháp quản lý dự án sản xuất tinh gọn LEAN
Trong các phong cách quản lý dự án thì lean là phần mềm được nhắc đến khá nhiều. Lean là một phương pháp kiểm soát kế hoạch bắt nguồn từ sản xuất.
Lean giúp người dùng áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào các phương pháp kiểm soát xây dựng kế hoạch, nhằm tối đa hóa giá trị và giảm thiểu lãng phí.
Quản lý dự án ban đầu đề cập đến việc giảm lãng phí vật chất trong quá trình sản xuất, thì bây giờ nó đề cập đến các lãng phí trong quá trình quản lý dự án. Chúng được gọi là 3M: muda, muri và mura.
Muda (lãng phí) tài nguyên bị tiêu tốn mà không tạo ra thêm giá trị nào cho khách hàng.Mura (không đồng đều) xảy ra khi bạn sản xuất quá mức ở một lĩnh vực khiến tất cả các lĩnh vực khác bị ảnh hưởng, khiến bạn có quá nhiều hàng tồn kho. Hoặc quy trình không hiệu quả cũng sẽ gây ra lãng phí.Muri (quá tải) xảy ra khi có quá nhiều sức ép đối với các dự án như thiết bị và con người. Điều này thường có thể dẫn đến sự cố - ở cả máy móc và con người. Sử dụng các nguyên tắc của Lean, người quản lý dự án có thể giảm thiểu các loại lãng phí để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn.Hãy thử phương pháp này nếu:
Bạn đang tìm kiếm một bộ nguyên tắc sẽ giúp bạn cắt giảm dư thừa và tối ưu hóa quy trình của mình.Bạn luôn cố gắng cải thiện và gia tăng giá trị cho khách hàng.Bạn muốn giảm chi phí.Phương pháp quản lý này sẽ không dành cho doanh nghiệp của bạn nếu:
Bạn không gặp phải các vấn đề về nguồn cung cấp (ví dụ: bạn không có đủ hàng tồn kho trong kho) hoặc mất chỗ cho nỗi (ví dụ: trong trường hợp thiết bị thiết yếu bị hỏng).Doanh nghiệp không có ngân sách để đầu tư vào (trong khi mục đích của quản lý dự án tinh gọn nhằm giảm chi phí tổng thể, thì việc thực hiện phương án này có thể tốn kém).Phương pháp thực hiện dự án Kanban
Phương pháp quản lý kế hoạch Kanban thường được trình bày dưới dạng bảng để bạn có thể nhìn thấy từng nhiệm vụ cụ thể trong quy trình làm việc rõ ràng hơn. Bảng Kanban sẽ được chia thành nhiều cột để thể hiện từng giai đoạn của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh các cột này theo ý thích của mình hoặc dành riêng cho dự án đang thực hiện.
Ưu điểmPhương pháp Kanban có những ưu điểm cụ thể sau:
Công bằng cho tất cả: công việc của mọi người được trình bày trên bảng, thể hiện sự minh bạch trong công việc.Giảm chi phí và lãng phí: Kanban quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống có sẵn giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí thuê ngoài.Giải quyết tắc nghẽn quy trình làm việc: Khi bạn xây dựng kế hoạch dự án, bạn sẽ thấy một số cột có quá nhiều nhiệm vụ. Kaban sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hợp lý.Hệ thống dễ hiểu và dễ sử dụng: Kanban có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành hoặc nhóm nào.Hệ thống phản hồi nhanh chóng: Kanban giúp bạn đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Phương pháp quản lý này cho phép bạn nhanh chóng thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển đổi các hoạt động trọng tâm.Tập trung vào các nhiệm vụ thực tế: Các nhóm sẽ chuyên môn hóa các nhiệm vụ và làm việc cùng nhau để loại bỏ tính đa nhiệm.Nhược điểmBên cạnh những ưu điểm, phương pháp Kanban cũng có một số nhược điểm như:
Kanban có thể hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ, nhưng mục tiêu cuối cùng chưa chắc đã hoàn thành.Bảng Kanban chỉ cập nhật tình trạng công việc nên không thể biết cụ thể thời gian hoàn thành công việc.Bảng phải được cập nhật liên tục để nhân viên có thể nhận được thông tin chính xác.Kanban sẽ khó áp dụng nếu có quá nhiều nhiệm vụ liên quan trong cùng một hệ thống. Điều này sẽ gây khó khăn cho người quản lý trong việc theo dõi các nhiệm vụ.Nếu công việc được thực hiện không hiệu quả, việc làm lại sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành.Kanban phù hợp với project nào?Phương pháp Kanban hiện đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp vì mô hình đơn giản để cải tiến liên tục. Ngoài ra, Kanban rất thích hợp để áp dụng cho các dự án có mức độ ưu tiên cao. Một số dấu hiệu cho thấy dự án của bạn phù hợp để áp dụng Kanban vào quy trình quản lý là:
Dự án cần một hệ thống linh hoạt để chỉnh sửa các bài báo trong quá trình thực hiện.Quy trình làm việc sẽ được liên tục nhấn mạnh trong dự án.Dự án không bị áp lực về thời gian.Quy trình làm việc cần được cải thiện liên tục.Nhóm của bạn có thể báo cáo kết quả bất kỳ lúc nào.Nhóm của bạn muốn cải thiện các quy trình hiện có.Hệ thống rất dễ áp dụng Kanban.Dự án lấy làm ưu tiên để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.Công việc của doanh nghiệp bị đình trệ, phải có một phương pháp hoạt động hiệu quả hơn.Phương pháp luận quản lý dự án nước rút Agile Scrum Master
Scrum là giải pháp và phương pháp luận quản lý dự án nhanh nhẹn. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một khuôn khổ hơn là một phương pháp hiệu quả.
Với Scrum, công việc sẽ được chia thành những chu kỳ ngắn hạn được gọi là “nước rút”, nó thường kéo dài tầm khoảng 1 - 2 tuần.
Các nhóm nhỏ được dẫn dắt bởi một Scrum Master (người không giống như người quản lý dự án) trong suốt thời gian của sprint, sau đó họ đánh giá kết quả hoạt động của mình trong một “cuộc hồi tưởng về sprint” và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi bắt đầu sprint tiếp theo.
Hãy áp dụng nếu:
Doanh nghiệp đang phấn đấu nhằm cải tiến liên tục.Scrum có thể không dành cho bạn nếu:Bạn không có cam kết đầy đủ từ nhóm cần thiết để làm cho nó hoạt động.Phương pháp quản lý chất lượng dự án xây dựng Six Sigma
Phương pháp định lượng trong quản lý kinh doanh và dự án xây dựng Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm.
Hệ thống phương pháp luận này tập trung vào việc cải tiến quy trình làm việc nhằm ngăn ngừa sai sót, tạo sự ổn định trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, phương pháp kiểm soát này còn mang đến một tâm lý mới trong quá trình sửa chữa những sai sót phát sinh.
Ưu điểmSix Sigma có nhiều ưu điểm như:
Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Lãng phí sẽ được xác định và loại bỏ, mang lại giá trị và lợi ích cho công ty.Giảm thiểu sai sót và chi phí sửa chữa: Việc áp dụng Six Sigma sẽ giúp các công ty tối ưu hóa chi phí để nâng cao quy trình và chất lượng sản phẩm của dự án.Xây dựng hệ thống quản lý ổn định: Để giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất, các công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý hoàn thiện và ổn định hơn.Giảm thiểu sai sót và phụ thuộc vào con người: Six Sigma giúp các công ty giảm chi phí lao động và giảm bớt hoặc loại bỏ sự phụ thuộc của dự án vào những nhân viên có tay nghề cao.Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực có kiến thức tốt là cơ sở để công ty đạt được nhiều mục tiêu hơn trong tương lai.Tăng sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm cuối cùng có chất lượng cao làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Nhờ đó, thị phần của công ty sẽ tăng lên đáng kể.Nhược điểmBên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp kiểm soát Six Sigma vẫn tồn tại những nhược điểm chưa thể khắc phục được như:
Six Sigma chỉ tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, các công ty cần đầu tư nhiều hơn vào máy móc thiết bị để cải tiến sản phẩm tốt nhất. Khoản đầu tư này có thể tốn rất nhiều chi phí kinh doanh.Phương pháp này không phù hợp với các lĩnh vực lợi nhuận thấp vì Six Sigma mất nhiều thời gian và chi phí để thực hiện.Nguyên tắc của Six Sigma là hoạt động theo quy trình nên phương pháp này hạn chế tối đa sự đổi mới, sáng tạo trong quá trình làm việc.Six Sigma đòi hỏi nguồn nhân lực có tay nghề cao.Việc áp dụng các lý thuyết vào thực tế của Six Sigma gặp rất nhiều rào cản về thời gian.Six Sigma phù hợp với kế hoạch nào?Hiện nay, phương pháp Six Sigma đã trở nên phổ biến đối với các công ty cần một giải pháp kết hợp giữa cải tiến chất lượng và đơn giản hóa quy trình quản lý. Các đặc điểm để chứng minh rằng dự án của bạn phù hợp với phương pháp xây dựng kế hoạch Six Sigma là:
Dự án là cơ bản và thống nhất, nó không thay đổi nhiều trong quy trình làm việc.Dự án tập trung vào quy trình.Dự án đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất hoặc thương mại do chi phí đầu vào cao, cần cơ cấu lại hoạt động sản xuất kinh doanh.Dự án sẵn sàng đầu tư thời gian và tiền bạc để sửa chữa những sai sót trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị, đảm bảo cho dự án hoạt động lâu dài.Nguồn nhân lực dự án có đầy đủ chuyên môn cao.Phương pháp luận PRINCE2
PRINCE2 (PRojects IN Kiểm soát Môi trường) là một phương pháp và chứng chỉ quản lý dự án nhằm mục đích trang bị cho các nhà quản lý dự án kiến thức về các quy trình và thực tiễn tốt nhất.
Không giống như chứng chỉ PMP, chứng chỉ này không yêu cầu một số điều kiện tiên quyết, khiến nó trở thành một lựa chọn tốt cho các nhà quản lý dự án muốn có được cả nền tảng phương pháp luận và trình độ chuyên môn.
Cũng không giống như PMP, bản thân PRINCE2 là một phương pháp luận. Nó được hướng dẫn bởi bảy nguyên tắc, từ đó chỉ ra bảy quy trình mà người quản lý dự án cần sử dụng trong mỗi dự án khi sử dụng PRINCE2.
Hãy thử phương pháp này nếu:
Bạn đang tìm kiếm một chứng nhận để mang lại lợi thế cho bạn.Bạn sống và làm việc ở nơi có PRINCE2 là chứng chỉ quản lý dự án tiêu chuẩn (chẳng hạn như Vương quốc Anh).Phương pháp quản lý này sẽ không dành cho bạn nếu:
Bạn không muốn cam kết đạt được chứng nhận đầy đủ.Quy trình bảy bước không liên quan đến các dự án của bạn.Bạn thấy mình đã điều chỉnh (hoặc hoàn toàn bỏ qua) các giai đoạn của quy trình đến mức nó trở thành PINO - “CHỈ NHÂN danh”.Ngoài ra, còn một số phương pháp kiểm soát dự án xây dựng tốt, được nhiều doanh nghiệp sử dụng như phương pháp quản lý rủi ro trong dự án Risk management, Tanca,...
So sánh các phương pháp quản lý chi phí dự án
Bạn có thể so sánh ưu nhược điểm của các phương pháp kiểm soát dự án để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Theo Tanca, quản lý rủi ro là phương pháp quản lý tốt nhất vì nó có thể được áp dụng trong hầu hết các dự án.
Tuy nhiên, bạn nên đánh giá lại ngân sách kinh doanh và tình hình nhân sự để chọn một phương pháp quản lý phù hợp nhất với bạn.
Cách chọn các mô hình quản lý dự án thích hợp
Quản lý dự án PMI cần cho doanh nghiệp nào? Để chọn phần mềm quản trị dự án phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy làm theo 5 bước sau:
Bước 1: Xem xét mức độ phức tạp của những yếu tố liên quan
Bạn cần liệt kê và đánh dấu các yếu tố của dự án, khách hàng, nguồn lực, thời gian, công cụ và con người theo mức độ đơn giản hay phức tạp.
Bước 2: Xem xét tính linh hoạt của môi trường làm việc
Agile sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp có môi trường làm việc năng động. Và nếu bạn thường xuyên làm việc với những kế hoạch, thời gian… cố định thì Waterfall sẽ phù hợp hơn cả.
Bước 3: Xác định các yếu tố mang lại nhiều giá trị nhất
Điều tra nhu cầu của khách hàng và lựa chọn cách làm việc phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu của họ.
Bước 4: Định nghĩa mục tiêu
Phương pháp quản lý là một công cụ giúp đạt được các mục tiêu của dự án. Phương pháp quản lý tốt sẽ mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
Bước 5: Xác định giá trị của doanh nghiệp
Phương pháp khi thực hiện sẽ được thực hiện bởi các nhân viên trong doanh nghiệp. Sử dụng các nguồn lực sẵn có của bạn để chọn phương pháp thích hợp nhất.
Hy vọng với cácphương pháp quản lý dự án màTanca giới thiệu trên đây sẽ giúp bạn đưa ra được lựa chọn phương án phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Chúc doanh nghiệp bạn sẽ ngày càng phát triển.
Khi doanh nghiệp áp dụng được phương pháp quản lý dự án phù hợp sẽ đóng vai trò quan trọng quá trình hoàn thành các công việc. Vậy các phương pháp quản lý dự án đòi hỏi những yêu cầu nào? Dưới đây, xemdiemthi.edu.vn sẽ chia sẻ tới bạn 7 phương pháp hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả và được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Cùng xem ngay bài viết dưới đây nhé!
1. Định nghĩa về dự án và cách xác định quy mô dự án
Định nghĩa về dự án
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.
Xem thêm: Trung Học Cơ Sở Tiếng Anh Là Gì, Từ Vựng Tiếng Anh Liên Quan Đến Giáo Dục
Cách xác định quy mô dự án
Điều đầu tiên trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch và lựa chọn phương án quản lý phù hợp đó là xác định quy mô dự án. Quy mô dự án sẽ ảnh hưởng đến khó khăn và trở ngại trong việc đạt được mục tiêu của dự án. Dưới đây là bảng thống kê giúp bạn xác định được quy mô của một dự án.
2. Phương pháp quản lý Watefall - mô hình thác nước
Nhắc đến phương pháp quản lý dự án Waterfall, bạn có thể liên tưởng đến quá trình vận hành giống như một thác nước. Do đó, các nhóm sẽ xác định mục tiêu dự án và phân công đầu việc cụ thể. Ngoài ra, mỗi bộ phận nhỏ cần có trách nhiệm như một phần của dự án theo quy trình tuần tự và liên tiếp nhau.
2.1 Ưu điểm
Phương pháp quản lý dự án Waterfall có những ưu điểm như sau:
Waterfall là sự lựa chọn không thể hoàn hảo hơn dành cho những dự án đã được lên kế hoạch đầy đủ, cụ thể.Phương pháp quản lý Waterfall rất dễ áp dụng.Với quy trình làm việc được phân bổ rõ ràng, các nhà quản trị khi áp dụng phương pháp Waterfall sẽ dễ dàng phân bổ chi phí.Các dự án nhỏ không gặp nhiều phát sinh trong quá trình triển khai sẽ phát huy được hết tác dụng nếu nhà quản trị sử dụng Waterfall.Nguyên tắc đảm bảo tính thành công của Waterfall là các mục tiêu và kế hoạch đã được nhà quản trị xác định cụ thể.
2.2 Nhược điểm
Phương pháp Waterfall vẫn còn những nhược điểm:
Độ thích ứng thấp: Waterfall chỉ cho phép bạn thực hiện theo những kế hoạch đã đặt ra từ trước.Bỏ qua phản hồi, ý kiến của người dùng ở những bước sau: Nguyên tắc hoạt động của phương pháp Waterfall là tuân theo trình tự. Bởi vậy, các nhà quản lý sẽ gặp khúc mắc khi muốn thay đổi dự ánphù hợp với nhu cầu của khách hàng theo từng thời điểm.Thử nghiệm sau khi kết thúc quá trình thực hiện: Nếu dự án được đánh giá không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải làm lại từ đầu.
2.3 Waterfall phù hợp với dự án nào?
Phương pháp Waterfall sẽ phát huy được hiệu quả khi việc quản lý sản xuất tạo ra sản phẩm được tuân theo các đơn đặt hàng chính xác. Ngoài ra, phương pháp này còn rất thích hợp để áp dụng trong các dự án có thời gian thực hiện chặt chẽ đã được kiểm nghiệm, tiến hành nhiều lần.
Waterfall phù hợp với những dự án có nhóm phụ trách dồi dào kinh nghiệm và chuyên môn cao.Phương phápđược khuyến nghị sử dụng đối với những dự án mà khách hàng có yêu cầu cụ thể và ít thay đổi.Các nhà quản trị cần nắm bắt được xu hướng phát triển của các phương tiện kỹ thuật số.
3. Phương pháp quản trị Lean - Quản trị tinh gọn
Lean là mô hình quản lý dự án được doanh nghiệp áp dụng với mục đích tạo ra giá trị cho khách hàng và loại bỏ những bước thừa trong quá trình vận hành. Phương pháp cải tiến liên tục này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và khả năng sử dụng các nguồn lực có sẵn
3.1 Ưu điểm
Các thế mạnh có thể kể tới của phương pháp Lean:
Tăng năng suất và đảm bảo sự linh hoạt cho quá trình vận hành: Doanh nghiệp sử dụng Lean có thể hoạt động năng suất cao nhất, đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.Tránh sự lãng phí và giảm chi phí tồn kho: Lean giúp các nhà quản lý tối ưuthời gian thừa, sản phẩm lỗi,giảm thiểu tương đối chi phí thuê nhà kho và nhân công quản lý.Cải thiện chất lượng của sản phẩm: Với mô hình vận hành Work cell, các sản phẩm trước khi hoàn thiện sẽ được công nhân kiểm tra lỗi kỹ càng ở từng bước một.Khích lệ tinh thần của nhân viên và khách hàng: Điểm đặc biệt ở phương pháp Lean đó là nhân viên được trực tiếp tham gia vào quá trình đóng góp và phát triển sản phẩm. Khách hàng cũng được hưởng dịch vụ chăm sóc tốt hơn, trực tiếp trải nghiệm và phản hồi về chất lượng sản phẩm.
xemdiemthi.edu.vn gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:
3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phương pháp Lean còn gặp phải các hạn chế sau:
Vấn đề cung ứng: Do số lượng hàng tồn kho ít, Lean sẽ bị phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng. Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro về vấn đề cung ứng thường xuyên xảy ra.Chi phí vận hành cao: Phương pháp Lean không chấp nhận hệ thống máy móc đã bị cũ. Do đó, nhà quản trị sẽ phải bố trí lại mọi thứ gây ra tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.Khó lấy được sự đồng lòng của toàn thể nhân viên: Có nhiều nhân viên sẽ cảm thấy khó thích ứng với phương pháp làm việc Lean. Từ đó, tiến độ làm việc của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng.Sự không hài lòng từ khách hàng: Phương pháp Lean dễ gặp nhiều rủi ro và làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Do đó, khách hàng thường sẽ không hài lòng về vấn đề này.
3.3 Lean phù hợp với dự án nào
Doanh nghiệp sẽ cần đến các phương pháp quản lý dự ánLEAN trong các trường hợp sau:
Hàng tồn kho được tích lũy với mức dự trữ bình ổn.Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng bị tồn khoChất lượng và dòng chảy thông tin kém.Các mục tiêu sản xuất hiếm khi có thể đạt được.Có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.Dịch vụ chăm sóc khách hàng không tốt.Dự đoán doanh thu chênh lệch nhiều.
4. Phương pháp quản lý dự án Agile
Một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất phải kể tới thời điểm hiện tại chính là Agile. Đây là phương pháp quản lý dựa theo nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Do đó, Agile được rất nhiều nhà quản trị ưa thích bởi sự linh hoạt và khả năng ứng dụng trong cácquy trình phát triển sản phẩm khác nhau.
4.1 Ưu điểm
Dưới đây là 5 ưu điểm nổi bật các phương pháp quản lý dự ánAgile:
4.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phương pháp Agile vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
Khó xây dựng kế hoạch: Các dự án áp dụng các phương pháp quản lý dự ánAgile thường được chia nhỏ thành nhiều giai đoạn. Chính vì vậy, nhà quản trị rất khó xác định được thời gian bàn giao sản phẩm.Yêu cầu phải được hướng dẫn và đào tạo chi tiết: Đây là một phương pháptương đối phức tạp nên nhà quản trị trước khi muốn áp dụngcần phải được đào tạo và hướng dẫn kỹ lưỡng.Tài liệu hướng dẫn còn hạn chế: Do đặc tính thường xuyên thay đổi, bạn sẽ rất khó khăn khi tìm những tài liệu hướng dẫn đầy đủ về phương pháp Agile.Sự hợp tác là yếu tố bắt buộc: Phương pháp Agile yêu cầu người sử dụng phải có sự tương tác cao để đảm bảo tính hiệu quả khi sử dụng.Chi phí tương đối lớn: Chi phí trung bình cho một dự án thực hiện theo phương pháp Agile thường rất cao.
4.3Agile phù hợp với các dự án nào?
Mặc dù Agile có sự đóng góp nhiều đối với sự thay đổi trong cách thức quản lý, làm việc, tổ chức vận hành ở nhiều ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, Agile chỉ thực sự phù hợp với những dự án cần sự linh hoạt cao hoặc không có mục tiêu cuối cùng. Do đó, doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất khi áp dụng phương pháp Agile, nhà quản trị cần tuân theo 3 điều kiện sau:
Tổ chức phải có sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên, đảm bảo tốt tiêu chí làm việc nhóm tốt.Tính tự chủ cần luôn được bảo đảm xuyên suốt dự án.Bằng các nhóm hoạt động liên chức năng cho nên công việc sẽ được module hóa. Đặc biệt, các bộ phận cần chú trọng lấy khách hàng là thước đo trung tâm. Qua đó, Agile cần người lãnh đạo và các cá nhân tập trung phấn đấu, làm việc với tốc độ và chất lượng cao.
5. Phương pháp quản lý dự án CRUM - Nước rút
Phương pháp quản lý dự án Scrum có vai trò hỗ trợ các doanh nghiệp chia nhỏ nhiệm vụ. Do đó, khi sử dụng Scrum, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc hơn. Thông thường, doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý Scrum thường sẽ phân chia công việc cho một nhóm liên chức năng theo khung thời gian cố định.
5.1 Ưu điểm
Scrum là hệ thống quản lý dự án có nhiều ưu điểm vượt trội như:
Với Scrum, dự án lớn sẽ được chia thành các bộ phận nhỏ, ít đầu việc và dễ kiểm soát hơn. Do đó, các thành viên trong nhóm sẽ nắm rõ hơn về nhiệm vụ được bàn giao.Scrum đảm bảo tính minh bạch của các giai đoạn trong dự án, hỗ trợ nhà quản trị sử dụng thời gian, ngân sách và quản lý kế hoạch tốt hơn.Scrum cho phép doanh nghiệp thay đổi linh hoạt trong trường hợp khách hàng muốn phát triển hay đổi mới sản phẩm.Các cuộc họp được tổ chức hàng ngày giúp các nhà quản trị giải quyết được rủi ro tận gốc.
5.2 Nhược điểm
Tuy nhiên, cácphương pháp quản lý dự án củaScrumcòn tồn tại nhiều điểm yếu như:
Để có thể thực hiện đúng phương pháp Scrum, nhân viên phải đáp ứng yêu cầu có năng lực, tận tâm và chủ động trong công việc.Scrum chỉ dùng được cho các nhóm dễ quản lý.Các buổi họp xuất hiện quá nhiều,cho nên Scrum dễ khiến các thành viên trong nhóm trở nên mệt mỏi và áp lực.Đối với các dự án có giới hạn, nhà quản trị không thể áp dụng được phương pháp Scrum.
5.3 SCRUM phù hợp với dự án nào
Phương pháp quản lý dự án Scrum thường được các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm sử dụng. Do đó, nhà lãnh đạo sẽ thông qua Scrum để tạo động lực làm việc tích cực cho nhân viên. Ngoài ra, các doanh nghiệp chưa xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng cũng thường rất ưa chuộng phương pháp này.
6. Phương pháp quản lý rủi ro (Risk Management)
Phương pháp quản lý dự án Risk Management bao gồm ba quy trình chính là nhận diện, đo lường rủi ro và các biện pháp giải quyết. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng Risk Management để tránh xảy ra các rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động.
6.1 Ưu điểm
Phương pháp Risk Management mang tới hai ưu điểm chính như sau:
Các nhà quản trị sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về rủi ro và các biện pháp xử lý trong công việc.Mọi tổn thất do rủi ro gây ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được Risk Management giảm thiểu tương đối
6.2 Nhược điểm
Giống như các phương pháp quản lý dự án khác, Risk Management vẫn còn tồn tại các hạn chế như:
Doanh nghiệp không thể kiểm soát được tất cả các rủi ro phát sinh.Khó có thể hạn chế được tuyệt đối ảnh hưởng của các rủi ro.
6.3 Risk Management phù hợp với dự án nào
Risk Management có thể được tối uy hóa khi nhà quản trị áp dụng trong những dự án xây dựng.Tuy nhiên, Risk Management vẫn có thể áp dụng với các tổ chức thuộc lĩnh vực khác. Nếu doanh nghiệp đang vướng phải những khủng hoảng rủi ro, bạn hãy lựa chọn Risk Management để kiểm soát và vận hành công việc trơn tru hơn.
7. Phương pháp quản lý dự án Six Sigma
Six Sigma là hệ thống phương pháp tập trung vào cải tiến quy trình làm việc của doanh nghiệp. Với mục tiêu Six Sigma đem lại nhằm ngăn chặn lỗi, tạo sự ổn định trong quá trình vận hành, sản xuất hay hoạt động. Đặc biệt, các phương pháp quản lý dự ánnày còn đem tới một làn gió mới trong công cuộc khắc phục các lỗi phát sinh.
7.1 Ưu điểm
Dưới đây là 6 ưu điểm nổi trội của phương pháp Six Sigma như sau:
Giảm thiểu sự lãng phí.Hạn chế lỗi về chi phí sửa hàng: Bằng cách cải tiến quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Six Sigma hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí.Six Sigma xây dựng cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý ổn định.Six Sigma giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển nguồn lực, thu hút nhân tài trẻ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đem tới những dịch vụ, sản phẩm chất lượng cao, làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
7.2 Nhược điểm
Ngoài ưu điểm nổi bật nhằm giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp, Six Sigma còn tồn tại nhiều nhược điểm chưa thể khắc phục như:
Phương châm tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm, các doanh nghiệp áp dụng phương pháp Six Sigma thường tốn khá nhiều chi phí đầu tư máy móc, thiết bị sản xuất mới.Do phải mất khá nhiều thời gian và chi phí chuẩn bị, Six Sigma không phù hợp với những dự án nhỏ, đầu tư ít.Phương pháp Six Sigma hạn chế sự sáng tạo, đột phá.Để có thể sử dụng Six Sigma, nhân công cần được yêu cầu có trình độ cao.Six Sigma thường gặp rào cản về thời gian.
7.3 Six Sigma phù hợp với dự án nào
Với những ưu nhược điểm kể trên, các phương pháp quản lý dự án Six Sigmachỉ nên được áp dụng với những đối tượng nằm trong nhóm:
Dự án đã có sự thống nhất, ít có sự thay đổi hay xung đột trong quá trình làm việc.Dự án tập trung vào quy trình.Dự án đang cần tái cấu trúc hoạt động, cần hỗ trợ trong việc phân bổ nguồn lực.Nhân viên của dự án có tay nghề cao.8. Phương pháp quản lý Kanban - Bảng và thẻ
Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý dự án trình bày dưới dạng bảng giúp nhà quản trị dễ dàng xem được từng nhiệm vụ cụ thể trong quá trình làm việc. Hãy lựa chọn phương án Kanban! Mỗi một giai đoạn của dự án sẽ được xuất hiện dưới một cột của bảng Kanban.
8.1 Ưu điểm
Hệ thống quản lý dự án Kanban bao gồm các ưu điểm như sau:
Nhiệm vụ của mọi người được phân chia rõ ràng, đảm bảo được tính công bằng giữa các nhân viên.Đảm nhiệm công việc quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống đã được thiết lập sẵn, Kanban giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê ngoài.Bảng nhiệm vụ được hoạch định sẵn, do đó, những vướng mắc trong công việc cũng được Kanban tối thiểu hóa.Hệ thống Kanban phản ứng nhanh và dễ sử dụng.Các nhóm phân công trong Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc được phân, từ đó giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc.
8.2 Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm vợt trội đã được nêu, phương pháp Kanban còn tồn tại những nhược điểm sau:
Kanban chỉ cam kết hoàn thành những mục tiêu nhỏ trước mắt.Bảng Kanban chỉ có tính năng cập nhật trạng thái công việc, tuy nhiên phương pháp này lại không thể xác định thời gian cụ thể. Vì thế, các doanh nghiệp khó thể kiểm soát tiến độ công việc.Bảng cần được cập nhập thường xuyên, liên tục các đầu mục việc.Nếu dự án tồn tại quá nhiều nhiệm vụ liên quan với nhau trong cùng một hệ thống, thì bảng Kanban sẽ khó có thể áp dụng được.Trong trường hợp kết quả công việc không đạt được như mong muốn, vì vậy quá trình rà soát và làm lại sẽ tốn rất nhiều thời gian.
8.3 Kanban phù hợp với dự án nào
Bảng Kanban được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực bởi tính rõ ràng và linh hoạt.Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, hãy lựa chọn phương pháp này nếu dự án của bạn nằm trong những mục dưới đây:
Dự án cần sự linh hoạt, cần sự chỉnh sửa các công việc ngay trong quá trình làm.Dự án cần có quy trình làm việc không ngắt quãng, không bị áp lực về mặt thời gian.Nhóm được phân công sử dụng Kanban có thể báo cáo kết quả bất cứ mọi lúc, không ngại cải tiến những quy trình đã có sẵnDự án có hoạch định hệ thống rõ ràng.Nhu cầu khách hàng là yếu tố ưu tiên của dự án.
9. Cách chọn phương pháp quản trị dự án thích hợp
Mọi phương pháp quản trị dự án đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Do đó, bạn nên dựa vào tình hình ngân sách, nguồn lực và hình thức làm việc của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất.
10. So sánh phương pháp quản lý nào tốt hơn?
Bạn nên thực hiện theo 5 bước sau để tìm ra được phương pháp quản lý tối ưu cho doanh nghiệp. Cùng xem ngay các bước dưới đây!
Bước 1: Xem xét mức độ phức tạp hay đơn giản của các yếu tố trong dự án như khách hàng, nguồn lực, thời gian hay ngân sách.Bước 2: Quan tâm đến độ linh hoạt trong môi trường làm việc. Nếu doanh nghiệp của bạn đi theo hướng năng động, sáng tạo, Agile là lựa chọn hoàn hảo. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn ưa thích những hoạch định rõ ràng, hãy sử dụng phương pháp Waterfall.Bước 3: Xác định yếu tố đem lại giá trị cho doanh nghiệpBước 4: Xác định mục tiêu của dự án/ doanh nghiệp.Bước 5: Hiểu rõ giá trị vàtận dụng nguồn lực thật hiệu quả để tìm ra phương pháp quản trị phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
xemdiemthi.edu.vn gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:
Bài viết nổi bật:
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến thông tin về các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất. Hy vọng những chia sẻ củatrường đào tạo CEOxemdiemthi.edu.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vận hành và ưu nhược điểm của từng phương pháp. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn còn những thắc mắc và cần sự giải đáp về các thông tin quản trị doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
